Además de la eficiencia, tercerizar la gestión de nóminas brinda grandes beneficios en términos de gestión de procesos y calidad del servicio.
Es común que un equipo directivo se plantee la posibilidad de tercerizar su nómina. Esta propuesta de cambio, a menudo impulsada por el Gerente de Recursos Humanos, no siempre es recibida de la mejor manera por el resto de las áreas, quienes se muestran resistentes en aceptar que alguna entidad externa esté a cargo de la gestión de la planilla.
Además de la natural resistencia al cambio, uno de los principales argumentos en contra de la tercerización de la nómina, es la falsa percepción de que este servicio será más costoso para la compañía, pues se tiende a pensar que es más eficiente contratar directamente al personal que desempeña estas actividades, en comparación del servicio brindado por una empresa especialista como ManpowerGroup.
Si se realiza un análisis profundo de los tiempos demandados por los colaboradores involucrados en la gestión de la nómina, nos daremos cuenta de que no sólo es más eficiente tercerizar la actividad, sino que además brinda grandes beneficios en términos de gestión de procesos y calidad del servicio. Entonces, ¿Qué consideraciones debemos tener en cuenta al evaluar la posibilidad de tercerizar la nómina? ¿Cuáles son las ventajas y eficiencias que nos brinda esta alternativa?
A continuación, te comparto algunas razones que cobran importancia en la toma de esta decisión:
- Confidencialidad: El salario de cada uno de los colaboradores, especialmente en empresas donde los incrementos salariales están basados en el talento individual, debe ser manejado de manera estrictamente confidencial.
Hoy en día, para algunas empresas, mantener esta información en reserva representa todo un reto, ya que las áreas internas como nóminas y sistemas tienen acceso a la información y los datos podrían filtrarse. Manejar esta información con un proveedor externo, provee un entorno adecuado para el correcto planeamiento de ascensos, incrementos salariales e incluso desvinculaciones. - Tecnología: El tener una herramienta adecuada de gestión de nóminas representa un costo alto y fijo para las empresas. Y es que no sólo basta tener la herramienta, pues las leyes cambian continuamente y las parametrizaciones tienen que ser actualizadas de forma permanente. ¿Vale la pena entonces mantener este gasto de manera interna cuando puedes contratar un servicio que incluye la herramienta tecnológica adecuada, así como sus actualizaciones, soporte y adecuado respaldo de información?
- Autogestión: Los colaboradores de una empresa siempre necesitan detalles sobre sus pagos, explicación de sus boletas, constancias de trabajo, trámites administrativos, seguimiento de vacaciones, entre otros. Este trabajo operativo representa tradicionalmente una carga del 25% al 35% en analistas de RRHH. Sin embargo, cuando se terceriza el servicio de nómina a una empresa especialista, los colaboradores cuentan con una plataforma donde pueden encontrar el histórico de sus boletas, constancias de trabajo listas para imprimir, solicitar vacaciones con flujos de aprobación, etc. El área de RRHH, por su parte, encuentra reportes que le permiten gestionar de mejor manera los temas administrativos, y el espacio que necesita para focalizarse en actividades de mayor valor.
- Soporte Legal: La legislación laboral en el Perú es compleja, y por supuesto que va cambiando con el tiempo. En ManpowerGroup el servicio de gestión de nómina cuenta con un Departamento Legal experimentado en derecho laboral y fiscalizaciones, el cual brinda recomendaciones, levanta alertas y además, resuelve consultas laborales, lo que naturalmente disminuye las contingencias de tipo laboral y tributaria.
- Responsabilidad: Finalmente, la responsabilidad del propio cálculo de la nómina en tiempo y forma, de las contribuciones sociales y de los impuestos, está a cargo de un especialista tercero, generando una liberación de recursos importante en la empresa para que puedan focalizarse en su negocio.
Cuantificar estos beneficios no es fácil, pero definitivamente deben ser considerados a la hora de evaluar esta decisión. ¿Cuánto tiempo le dedicamos no sólo al cálculo de la planilla y los beneficios sociales, sino también a la elaboración y renovación de contratos de trabajo, mantener el T-Registro al día, enviar o repartir boletas de pago y certificados de CTS, elaborar constancias de trabajo, preparar cartas de presentación para embajadas o controlar la toma de vacaciones de los colaboradores? ¿Cuánto dinero destinamos a servicios legales para consultas de temas laborales? ¿Cuánto invertimos en actualizar nuestras herramientas de gestión? Y lo más importante, ¿Qué tanto tiempo y foco estamos restándole a nuestro CORE de negocio por dedicarnos a tareas administrativas que otros saben hacer mejor?
Por: Natalie Sablich, Directora de Administración y Finanzas - ManpowerGroup Perú.
